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一、做好物业项目档案管理的意义

（一）什么是物业项目管理档案

物业项目档案是指物业公司在物业项目运营管理过程中产生的具有保存和使用价值的资料。

物业管理工作形成的文件主要有两大部分，即物业管理公司日常运作形成的管理文件和物业管理服务过程中接收和形成的多种专业性文件。

（二）做好物业项目管理档案的意义

物业项目管理档案是物业服务过程的体现，更是物业服务管理水平的体现。通过对档案的管理可以追溯服务的过程，档案管理成为控制管理的一个重要手段。做好项目档案管理，也是项目可持续管理的基础，各种基础资料、技术资料、维修资料，是做好物业服务的必要条件，忽视物业项目档案管理工作，一定对服务造成影响，严重的还会造成重大事故和损失。所以，物业项目管理的档案管理是一项重要的管理工作。

二、档案资料的分类

（一）物业公司档案

对于物业公司而言，凡属下列几类资料均属归档资料：

（1）本公司基本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料；

（2）公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等；

（3）各部门资料，包括业务、行政管理等材料；

（4）外来资料，包括中央、省、市、区、集团公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文及法律法规等；

（5）图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；

（6）其它。

（二）物业项目管理档案内容

对于物业项目，档案一般分为以下几类：

1. 合同文件；

2. 业务资料；

3 运行、检查记录；

4. 维修保养记录。

公司档案和项目档案要有区别，项目档案主要是为物业项目提供服务过程中需要保存、查阅的重要资料，它是项目可持续进行的保证，尤其是设备设备维修、更新、改造等档案资料，是保证设备安全运行的重要基础，监控档案更是协助公安机关侦破案件的重要线索。

（三）档案管理分划

为便于系统化管理，根据档案的内容和形式特征，将公司档案划分为八大类（为一级分类），每一大类下再划分出若干子类（为二、三、四级分类）。

项目管理档案主要根据服务和管理的类别进行划分，具体见下表。

表9-1物业项目档案管理一览表

 

三、档案资料的管理方法

（一）档案编号

为方便查阅档案资料，根据档案分划对档案进行编号。编号采用八位阿拉伯数字。具体编号方法如下：

（1）分类图示：

     ┌─┬─┬─┬─┐

  │Ｘ│Ｘ│Ｘ│Ｘ│

  └┬┴┬┴┬┴┬┘

       │   │   │     └─────第四级类，类数0～99

       │   │   │

       │      │  └───────第三级类，类数0～999

       │   │

       │      └─────────第二级类，类数0～9

       │

       └───────────第一级类，类数0～99

（2）档案编号

案卷号、文件顺序号按电脑输入时间自动排序，从00000001开始。

档案存放位置利用分类编号来确定。

确定档案一级类存放区：根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。

各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。

每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。

同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从上到下排列存放。

每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地，以保证新增档案的存放。

（二）归档管理

归档前资料管理分散在各部门的资料，归档前由各部门兼职资料员负责管理。

（1）各部门必须设置资料固定存放处，并将资料分类放入不同的卷宗内。

（2）各部门负责人对应归档资料的完整、完好负责。

（三）归档时间

各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下原则确定归档时间。

（1）公司批文、供水、供电增容计划指标下达执行书等重要文件随时归档；

（2）法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档；

（3）用户资料在用户办理完各项手续后即行归档；

（4）各项工程资料在验收后一个星期内归档；

（5）各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档；

（6）图书资料购买后即归档，期刊、杂志半年归档一次。

（7）其它资料按公司领导确定的时间归档。

（四）归档要求

（1）归档资料必须完整，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；

（2）归档的文件资料必须是原件。部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。书写材料必须是耐久的纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔，纯兰墨水；

（3）归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来。

（五）档案资料移交

（1）资料归档前各部门须按类整理好，并填写《档案资料移交清单》。

（2）移交时，档案员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字。

（3）移交清单一式两份，交接人各留存一份。

（六）资料编号归档

档案员应把各类移交资料按编号办法进行整理、编号，把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在《登记册》上。编号后的档案，按规定上架排列存放。

四、档案管理制度

（一）档案室管理

档案室由行政管理部负责管理，行政管理部指定档案员负责具体管理工作。

档案员岗位职责

（1）档案员必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案材料情况。

（2）档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。

（3）档案员负责督促各部门档案资料的移交工作。

（4）档案员负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。

（5）各部门兼职资料员必须配合公司档案员做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。

（6）档案员必须按要求做好保密工作。

（7）档案员必须做好档案室设备、设施的保管维护工作。

（8）档案员必须完成公司安排的其它相关工作任务。

（二）档案保管

（1）档案架合理排放，既保证光线充足、通风，又能方便使用。

（2）档案室必须每天清洁一次，每周大扫除一次，保持清洁卫生。

（3）档案室内严禁烟火，室内须配灭火器材，档案员必须掌握正确使用灭火器材的方法。

（4）保持档案室干燥，定期在柜架中投放干燥剂。

（5）雨季加强检查，每逢大雨必须检查档案室有无漏水、渗水现象，雨后即检查档案有无潮霉现象。

（6）档案柜架内须定期投放防霉、防鼠药品，定期检查档案有无霉变、鼠咬现象。

（7）发现档案有潮霉、鼠咬情况，应立即采取措施加强防范，对已造成损坏的档案进行修复、补制。

（8）下班时或档案员离开时应仔细关好、锁好门窗。档案室钥匙除档案员外，其他人不得持有。

（三）档案鉴定与销毁

文书档案资料保存期限分别为短期15年、长期25年、永久三类。城建档案的保存期限分为短期30年，长期70年，永久三类。

公司抽调各部门有关人员组成档案鉴定小组，鉴定小组负责审议、鉴定档案资料的保存期限。鉴定小组于每年的最后一个季度内召开一次鉴定会，审议、鉴定新增资料的年限及应销毁的资料。

档案资料的销毁由档案员具体执行，鉴定小组委派一人监督执行。

经鉴定不需保存但暂时不能销毁的档案，将其从原存放架上取出，用X(表示暂存记号)标识记号，并将其装订放入专门存放区内。档案销毁情况均须登记在《档案销毁登记表》上。

（四）档案借阅

档案资料一般只限于公司员工及集团公司需要查阅的人员查阅。外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经主管行政副总经理批准。

档案一般只限于在档案室内查阅，因工作需要借出时，必须填写《档案借阅申请审批表》。审批表经部门负责人批准签字后，交行政管理部负责人批准签字，方可借出档案。借出档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失、私自复印，并保证如期归还。

档案借还情况须在登记本上登记。

（五）档案统计

档案资料定期进行清理、统计。

档案员必须每季度统计一次档案增删、使用及管理情况，并将统计结果报行政管理部负责人。

（六）档案管理意外事件处理程序

档案失盗、借出档案人丢失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管理中的意外事件。

发生意外事件时，首先应立即将事件情况报告行政管理部负责人和主管领导。当发生档案失盗或借出档案人丢失档案事件时，应立即设法追回所失档案；当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时， 应立即对损毁档案设法进行修补、复原；若无法追回、修补损失的档案，则应请有关部门协助设法重新补制。在进行补救工作的同时，对意外事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。

根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进行行政和经济处罚。